Email for Annual Leave: Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Chuyên Nghiệp

Việc xin nghỉ phép hàng năm là một phần quan trọng giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, để yêu cầu nghỉ phép được chấp nhận, bạn cần biết cách viết email xin nghỉ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách viết “email for annual leave” sao cho chuyên nghiệp.

Mục Lục

1. Email For Annual Leave Là Gì?

Email xin nghỉ phép hàng năm (email for annual leave) là một thư điện tử được gửi từ nhân viên tới quản lý hoặc phòng nhân sự để yêu cầu nghỉ một khoảng thời gian nhất định. Thời gian nghỉ phép này thường được lên kế hoạch trước và có thể vì nhiều lý do khác nhau như du lịch, nghỉ ngơi, hoặc dành thời gian cho gia đình.

* Tại Sao Cần Viết Email Xin Nghỉ Phép Đúng Chuẩn?

Viết một email xin nghỉ phép rõ ràng và chuyên nghiệp giúp:

Thông báo trước: Quản lý hoặc phòng nhân sự có thể sắp xếp lại công việc để đảm bảo không bị ảnh hưởng đến tiến độ.
Tuân thủ quy định công ty: Mỗi công ty thường có quy định cụ thể về việc xin nghỉ phép.
Tạo dấu vết lưu trữ: Việc viết email giúp có bằng chứng cụ thể về yêu cầu nghỉ phép cho những trường hợp cần đối chiếu sau này.
Hỗ trợ quản lý công việc: Giúp đồng nghiệp hoặc người quản lý có thể thay bạn trong công việc mà không gặp khó khăn.

Mẫu Chữ Ký Email – Tạo Dấu Ấn Chuyên Nghiệp Trong Mọi Email

2. Những Thành Phần Quan Trọng Của Một Email Xin Nghỉ Phép

Để có một email xin nghỉ phép chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý các thành phần sau:

Tiêu đề: Tiêu đề email phải rõ ràng, ngắn gọn, chẳng hạn như “Yêu cầu nghỉ phép từ [Ngày] đến [Ngày].”
Lời chào: Hãy bắt đầu email bằng cách chào hỏi người nhận một cách lịch sự.
Giới thiệu lý do gửi email: Trình bày ngắn gọn mục đích của email.
Chi tiết thời gian nghỉ phép: Đưa ra thông tin cụ thể về thời gian bạn dự định nghỉ và số ngày nghỉ.
Kế hoạch bàn giao công việc: Nếu có, hãy nêu rõ ai sẽ thay bạn hoặc kế hoạch sắp xếp công việc trong thời gian bạn nghỉ.
Thông tin liên hệ khẩn cấp: Để lại thông tin liên hệ trong trường hợp có vấn đề cần xử lý gấp.
Kết thúc và chữ ký: Đóng email với lời cảm ơn và chữ ký của bạn.

3. Cách Viết Email For Annual Leave Chi Tiết Từng Bước

Bước 1: Chọn Tiêu Đề Email Rõ Ràng

Tiêu đề email là phần đầu tiên người quản lý sẽ nhìn thấy, vì vậy hãy đảm bảo nó rõ ràng và thể hiện được mục đích của bạn. Một số ví dụ như:

“Yêu cầu nghỉ phép từ [Tên bạn]”
“Xin nghỉ phép từ ngày [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc]”
“Yêu cầu phê duyệt nghỉ phép hàng năm”

Bước 2: Bắt Đầu Với Lời Chào Lịch Sự

Sử dụng một lời chào lịch sự, chẳng hạn như “Kính gửi anh/chị [Tên người nhận].” Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người quản lý, bạn có thể sử dụng “Chào anh/chị [Tên].” Tuy nhiên, vẫn nên giữ văn phong chuyên nghiệp cho các thư từ chính thức.

Bước 3: Trình Bày Mục Đích Của Email

Hãy vào thẳng vấn đề và trình bày rõ ràng rằng bạn đang xin nghỉ phép. Ví dụ:

“Em viết email này để xin phép nghỉ từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc].”

Bước 4: Nêu Chi Tiết Thời Gian Nghỉ Phép

Đưa ra số ngày bạn dự định nghỉ và lý do (nếu cần thiết):

“Em sẽ nghỉ tổng cộng [số ngày] ngày từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc] do [lý do nghỉ, ví dụ: ‘gia đình có việc’].”

Bước 5: Kế Hoạch Bàn Giao Công Việc

Để đảm bảo rằng công việc của bạn được xử lý suôn sẻ trong thời gian nghỉ, hãy nêu rõ ai sẽ thay bạn:

“Trong thời gian em nghỉ, em đã bàn giao công việc cho [Tên đồng nghiệp], người sẽ hỗ trợ xử lý các nhiệm vụ của em.”

Bước 6: Để Lại Thông Tin Liên Hệ Khẩn Cấp

Dù đang nghỉ phép, bạn vẫn nên để lại thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp:

“Em sẽ sẵn sàng trả lời email hoặc điện thoại trong trường hợp có việc gấp.”

Bước 7: Kết Thúc Email Một Cách Lịch Sự

Kết thúc email với một lời cảm ơn và chào tạm biệt lịch sự:

“Cảm ơn anh/chị đã xem xét yêu cầu của em.
Trân trọng,
[Tên của bạn]”

ZoZo – Dịch vụ thiết kế Email Marketing DÙNG THỬ MIỄN PHÍ mẫu mới nhất 2024

4. Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Cụ Thể

Mẫu 1: Email Xin Nghỉ Phép Cơ Bản

Tiêu đề: Yêu cầu nghỉ phép từ [Tên bạn]

Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],

Em viết email này để xin phép nghỉ từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc], tổng cộng [số ngày] ngày. Trong thời gian này, em đã bàn giao công việc cho [Tên đồng nghiệp] và sẽ cố gắng hoàn thành những việc cần thiết trước khi nghỉ.

Mong anh/chị phê duyệt yêu cầu này.

Trân trọng,
[Tên của bạn]

Mẫu 2: Email Xin Nghỉ Phép Có Kế Hoạch Bàn Giao Chi Tiết

Tiêu đề: Xin nghỉ phép từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc]

Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],

Em xin phép nghỉ phép từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc], tổng cộng [số ngày]. Trong thời gian này, em đã thống nhất với [Tên đồng nghiệp] sẽ tiếp quản các công việc của em, bao gồm [liệt kê các công việc chính]. Em sẽ bàn giao chi tiết công việc trước khi nghỉ.

Em luôn sẵn sàng trả lời email nếu có việc gấp trong thời gian nghỉ.

Cảm ơn anh/chị đã phê duyệt yêu cầu.